Tutanak Nedir
Tutanak; belgelenmesi ihtiyaç duyulan bir durumu, vakası tespit edenler tarafınca imzalanan yada meclis, kurul, mahkeme vb. yerlerde söylenen sözlerin olduğu şeklinde yazıya geçirilmesi ile oluşan belgedir. Başka bir deyişle “Belgelenmesi ihtiyaç duyulan bir durumu tespit edenler tarafınca hazırlanıp imzalanan belgeye tutanak yada zabıt denir. Tutanak, yalın ve açık bir üslupla, kişisel görüş ve yorumlara yer verilmeden aynen yazılır. Bu tür belgeler aksi durağan(durgun) oluncaya kadar hukuken geçerli belgelerdir. ”
Tutanak, bir toplantı, görüşme, görüşme yada herhangi bir olayın belirli bir zamandaki mühim noktalarının yazılı bir kaydıdır. Tutanak, olayın gerçekleştiği sırada duyulan konuşmaların özeti, alınan kararların ve alınan önlemlerin kaydı, tartışılan fikirlerin notları ve herhangi bir konuşmacının mühim düşüncelerinin kaydedilmesiyle oluşturulur. Bu tür belgeler, resmi kayıtların ve belgelerin yanı sıra mahkemelerde kanıt olarak da kullanılabilir.
Tutanak Yazmanın Amacı
Tutanak tutmanın amacı, mühim bilgilerin kaydedilmesi ve gelecekte bu bilgilerin referans olarak kullanılabilmesidir. Bu tür belgeler, iştirakçilerin konuşma esnasında verdiği bilgilerin ayrıntılarını ve anlamlarını not alır, bu sayede ileride yapılacak tartışmalar yada karar verme sürecinde fikirlerin tekrardan ele alınması ve tekrarlanması gerektiğinde kullanılabilir.
Tutanak Iyi mi Yazılır
Bu tür belgeler, çizgisiz, beyaz dosya kâğıdına bilgisayar yada daktiloyla yazılabileceği şeklinde silinmez kalemle okunaklı el yazısı ile de yazılabilir. Bu tür belgelerde yanlış yazılan ifadenin üstü tek çizgi ile çizilir ve düzeltme paraflanır. Bu tür belgelerde silme, kazıma ve rapora sonradan ekleme yapılmaz. Birden fazla sayfa kullanılmış ise her sayfa numaralandırılır ve paraflanır. Tutanak birden fazla nüsha hâlinde düzenlenmişse her bir nüshada ıslak imza bulunur.
Bu tür belgeler, temelde toplantı ve vaka raporu diye gruplanmakla beraber toplantının yada olayın içeriğine bakılırsa tutanağın adlandırıldığı da görülür: arama raporu, duruşma raporu, iş kazası raporu, işe devamsızlık raporu, kaza tespit raporu, yitik yada buluntu eşya raporu, imtihan raporu, teslim raporu, tespit raporu, yangın raporu vb.
Bu tür belgeler, bir görüşmede meydana getirilen tartışmaların doğru bir halde kaydedilmesi için dikkatle hazırlanmalıdır. Bu tür belgelerin doğru, eksiksiz ve anlaşılır olması önemlidir. Tutanak, görüşmede tartışılan ana konuların yanı sıra toplantıya katılanların isimlerini, katılımcı sayısını, toplantı başlangıç ve bitiş saatlerini, alınan kararların ayrıntılarını, tartışılan önerileri, karşılaşılan sorunları ve soruları içermelidir.
Toplantı tutanaklarında ilk olarak toplantının gündemi yazılır. Görüşülen mevzular, söylenen sözler, alınan kararlar yazıldıktan sonrasında bu tür belgeler, toplantıya katılanlar tarafınca okunarak imzalanır. Vaka tutanaklarında olayın ne süre, nerede ve iyi mi olduğu ile vakaya karışanlarla ilgili tespitler yer alır.
Vakalar oluş sırasına bakılırsa anlatılır. Tutanak, raporu tutanlar ve var ise şahitler tarafınca okunarak imzalanır. Toplantı raporu toplantının başladığı andan itibaren, vaka raporu ise vakadan derhal sonrasında düzenlenir. Tutanaklarda söylenenler, görülenler anlaşılır halde ve olduğu şeklinde yazılır, yoruma yer verilmez. Raporu imzalayanların isim ve unvanları açıkça belirtilir.
Tutanakların Kullanım Amaçları
Bu tür belgelerin kullanım alanları oldukça geniştir. İş toplantıları, yönetim kurulu toplantıları, yönetim toplantıları, genel kurul toplantıları, konferanslar, seminerler, müzakereler, hukuki işlemler, resmi ve hususi toplantılar, eğitim toplantıları, spor kulüpleri şeklinde birçok alanda tutanak tutulabilir.
Raporu Oluşturan Unsurlar
Başlık: Kâğıdın üst-orta kısmına tamamı büyük harflerle yazılır. TUTANAK şeklinde bir başlık konabileceği şeklinde olayın yada toplantının içeriğini yansıtacak bir başlık da konabilir: HASAR TESPİT TUTANAĞI, ÖĞRETMENLER KURULU TOPLANTI TUTANAĞI vb.
Giriş: Toplantı tutanağında toplantının yeri, zamanı, gündemi, açılış, yoklama şeklinde unsurların; vaka tutanaklarında vakayla ilgili ön bilgilerle süre ve yerin belirtildiği bölümdür.
Gelişme: Toplantı tutanağında gündemdeki görüşmelerin, vaka tutanağında olayın oluş sırasına bakılırsa anlatıldığı bölümdür.
Netice: Toplantı tutanağında kararların yazıldığı ve tutanağın katılımcılar tarafınca okunduğunun belirtildiği bölümdür. Vaka tutanağında düzenleyenlerin raporu kendilerinin tuttuğunu belirttikleri ve (var ise) tutanağın şahitler tarafınca okunduğunun belirtildiği bölümdür. Tarih ve Saat: Giriş bölümünde belirtilmekle beraber netice bölümünden sonrasında tekraren yazılan bölümdür. Toplantı tutanaklarının bu bölümünde saat belirtilmeyebilir.
İmza: Raporu tutan kişilerle toplantı tutanaklarında iştirakçilerin, vaka tutanaklarında –varsa- şahitlerin ad-soyad, unvan ve imzalarının bulunmuş olduğu bölümdür.
TUTANAK YAZILIRKEN NELERE DİKKAT EDİLMELİDİR
Bilgisayar ve daktiloda yazılabileceği şeklinde, okunaklı olmak şartıyla el yazısı ile de yazılabilir. Bu tür belgeler elle yazılacaksa dolma kalem yada tükenmez kalem kullanılır. Bu tür belgeler muntazam, kısa, anlaşılabilir ifade ile yazılmalıdır. Tutanak kâğıdın bir tek bir yüzüne yazılır. Eğer tutanak birden fazla sayfaya yazılacak ise sayfanın üst kısmında tutanağın kaçıncı sayfası olduğu yazı ile belirtilir ve her sayfanın altı ne olursa olsun imzalanır.
Tutanağın üstünde silinti, kazıntı ve ilave yapılmaz. Eğer yanlış kelime yazılmışsa, üstü tek çizgi hâlinde çizilir ve çizilen kelimeden derhal sonrasında ayraç açılarak kaç kelime çizildiği yazılır ve son olarak da raporu düzenleyen kişilerce üstü paraflanır. Bu tür belgelerin başlık ve netice bölümünde tutanak oldukları belirtilmelidir.
Tutanağın muhteviyatında tarih ve gerekirse saat bilgisine yer verilmelidir. Bu tür belgelerde vakaya tanık olanlar yada toplantı başkanlarının adı, soyadı ve imzası yer almalıdır. Tutanakta kronolojik sıraya bakılırsa ifade yapılmalıdır. Vaka ve duruma bakılırsa isimlendirilen (toplantı raporu, kaza tespit raporu, buluntu eşya raporu vb.) çeşitli tutanak türleri vardır.
Tutanak Örnekleri
OLAY TUTANAĞI
15/03/2016 Pazar günü saat 09.45’te görevli olduğumuz YGS oturumunda 130542 nolu salon, 3. sırada oturmakta olan 12452565451 T.C. kimlik numaralı Mehmet KAYMAZ adlı öğrencinin beyan etmiş olduğu kimlik belgesi ile yanıt kâğıdındaki fotoğrafın benzemediği tespit edilmiştir. Imtihan salonuna çağrılan güvenlik görevlileri şahsı imtihan salonundan dışarı çıkarmış ve kişi hakkında adli işlem başlatmışlardır.
Bu tutanak tarafımızdan hazırlanıp imzalanmıştır. 15/03/2016 saat 10.00
İmza
Salon Başkanı
İmza
Gözetmen
İmza
Polis Memuru
İmza
Bina Imtihan
Sorumlusu
ÖRNEK TUTANAK
17.05.2016 tarihinde okul bahçesi nöbeti görevimizi yerine getirirken okul binasının karşısındaki apartmanın dış cephe kaplama levhalarından birinin sarktığı görülmüştür. O gün havanın aşırı rüzgârlı olması sebebiyle levhanın kopup savrularak okul bahçesine düşme ihtimali göz önüne alınmış; durum okul idaresine, söz mevzusu apartmanın görevlisine ve belediyeye bildirilmiştir.
Okul idaresince öğrencilerin ikinci ve üçüncü ders saati teneffüslerinde bahçeye çıkmalarına tedbiren izin verilmemiştir. Belediye ekiplerinin gelip düşme ihtimali olan malzemeyi sökmesi ile çekince ortadan kalkmış ve öğrencilerin sonraki ders teneffüslerinde bahçeye çıkmalarına izin verilmiştir. İş bu tutanak, beraber tutularak tarafımızca imza altına alınmıştır.
17.05.2016, Saat:10.45.
İmza
Hasan BİLİR
Nöbetçi Öğretmen
İmza
Fatih DOĞAN
Nöbetçi Öğretmen
ONUR GENEL KURULU TOPLANTI TUTANAĞI
Toplantı Zamanı : 09.10.2015
Toplantı Saati : 15.45
Toplantı Yeri : Öğretmenler Odası
Toplantı No : 01
Karar no : 01
GÜNDEM
1. Açılış ve yoklama
2. Onur kurulu seçimi
3. Öğrenciye yakışmayan davranışların tespit edilmesi ve negatif davranışların önlenmesi
4. Talebe sorumlulukları
5. Kapanış
Meydana getirilen Görüşmeler ve Alınan Kararlar
1. Açılış ve yoklama: Onur genel kurulu, Tekin KOCAMAN başkanlığında 09/10/2015 tarihinde saat 15.45’te öğretmenler odasında toplandı. Meydana getirilen yoklamada tüm kurul üyelerinin hazır olduğu tespit edildi. Kurul yazmanlığına Gülcan KARAKUŞ ve Yılmaz GÜLER seçildi.
2. Onur kurulu seçimi: Onur kurulu başkanı Tekin KOCAMAN, onur genel kurulunun, onur kurulunun yapmış olduğu emek harcamaları değerlendiren bir üst kurul bulunduğunu beyan etti. Onur genel kurulunun onur kurulunu seçtiğini söylemiş oldu, peşinden derslik düzeyinde gönüllü olan öğrencilerden onur kurulu seçimi yapılmış oldu. Meydana getirilen seçimlerde; onur kurulu ikinci başkanlığına 12. Sınıflardan Gülcan KARAKUŞ seçildi. Onur kurulunun öteki üyeliklerine 9. sınıfları temsilen Utku BAYINDIRLI, 10. sınıfları temsilen Asiye GEYLANİ, 11. sınıfları temsilen Recep ÇALIMLI seçilmiştir.
3. Öğrencilere yakışmayan davranışların tespit edilmesi ve negatif davranışların önlenmesi: Onur kurulu başkanı Tekin KOCAMAN, okulumuzda genel olarak siz değerli ziyaretçilerimizin görmüş olduğu negatif davranışlar nedir, diye sordu. Recep ÇALIMLI ve Yılmaz GÜLER derslerden izinsiz çıkılması, etütlerde gürültü olmasının mühim bir mesele oldu- ğunu söylemiş oldu. Gülcan KARAKUŞ bazı öğrencilerin giyim uygulamasına uymadığını beyan etti. Meydana getirilen görüşmelerde ortak mesele olarak görülen etütlerde gürültü yapılması, derslerden izinsiz dışarı çıkılması ve giyim uygulaması ile ilgili okul idaresine informasyon verilmesine karar verildi.
4. METİN: (Toplantı Raporu) Metne Hazırlık 1. Daha ilkin okulunuzdaki kurul ve komisyonlarda vazife aldınız mı? Anlatınız. 2. Meydana getirilen tüm görüşmelerin katipler tarafınca kayıt altına alındığı, işleyişi görüşme ve karar verme üstüne olan kamu kurumu hangisidir? 151 4. Talebe Sorumlulukları: Onur kurulu başkanı Tekin KOCAMAN öğrenciliğin de bir meslek bulunduğunu, eskiden talebe kelimesi yerine öğrenci doğrusu talep eden kelimesinin kullanıldığını, öğrencinin bilgiyi, bilimsel talep etmesi icap ettiğini beyan etti. Gülcan KARAKUŞ öğrenciler hem okulda hem de pansiyonda tertipli bir yaşam için sorumluluklarını yerine getirmelidir, dedi.
Asiye GEYLANİ öğrencilerin derslere hazırlıklı gelmeleri, derslere katılımlarının onların en büyük sorumluluğu bulunduğunu beyan etti. Utku BAYINDIRLI mesuliyet formu hazırlanıp sınıflara asılmasını teklif etti. Yılmaz GÜLER yazılı olarak hazırlanan mesuliyet listesinin öğrencilerin dikkatini çekeceğini söylemiş oldu. Meydana getirilen görüşmelerde talebe mesuliyet formu oluşturularak okul idaresinin izni dahilinde formun sınıflara asılmasına karar verildi.
5. Kapanış: Tekin KOCAMAN kurul üyelerine eklemek istedikleri bir husus olup olmadığını sordu. Kurul üyeleri teşekkür etti. Kurul başkanı başarı göstermiş ve sorunsuz bir dö- rutubet geçirilmesi dilekleriyle toplantıyı sona erdirdi.
İmza Tekin KOCAMAN Onur Kurulu Başkanı İmza Gülcan KARAKUŞ Başkan Üye (Yazman) İmza Yılmaz GÜLER Üye (Yazman) İmza Recep ÇALIMLI Üye İmza Ali KAYA Üye İmza Orhan ÇELİKER Üye İmza Utku BAYINDIRLI Üye İmza Asiye GEYLANİ Üye